Feladóként türelmetlenek vagyunk: "már 10 perce írtam és még mindig nem válaszolt"! Válaszadóként pedig éppen hogy türelmet, toleranciát és reális határidőket várunk a másik féltől. Ez egy igazi 22-es csapdája! Ráadásul ez a két elvárás sok esetben okoz feszültséget, rosszabb esetben bizalomvesztést a két fél között.

Az elektronikus levelezésben kismértékű, de fellelhető különbséget tehetünk a még nem ismert személyeknek írt levél, és a már munkatársi kapcsolatban lévő személyeknek írt levelek között. Hogy hogyan néz ki egy hivatalos levél az egy másik blogbejegyzésünk témája lesz. Most beszéljünk arról, hogy mik az alapvető szabályok az elektronikus levelezésben:

• Mindig legyen levelünknek tárgya, sose hagyjuk üresen a tárgy rubrikát.
• Mivel a feladó ilyen esetben email cím formátumban jelenik meg, így a bevezető részben illik bemutatkozni, ki honnan, milyen beosztásból írja a levelet.
• Ezt követően már a hagyományos levél formai és tartalmi előírásai a mérvadók.

Annak érdekében, hogy a feladó-fogadó szituáció csapdájából mi magunk kikerülhessünk, és egyben a saját időbeosztásunknak is kedvezzünk, mely a hatékonyságunkat is tudja növelni, vannak bizonyos üzleti etikett szabályok. Erdős Zsuzsanna 2014-ben megfogalmazott hármas szabálya számos kellemetlenségtől, feszültségtől megkímélhet bennünket.

1. Üzleti levelet – „üzleti időben” küldjünk. Ez azt jelenti, hogy figyeljünk arra, mikor küldjük az e-mailt. Az üzleti idő munkanapokon 8-17 óra között van. Az ezen túl küldött e-mail nem azt sugallja, hogy a feladó éjjel-nappal dolgozik, hanem, hogy ő, vagy a cég, amiben dolgozik nem profi, nem képes jól szervezni a munkáját. Ez ronthatja a feladó és persze közvetve a cég szakmai hitelét is. A címzett ráadásul a leghamarabb is csak másnap reggel, vagy délelőtt olvassa el a levelet, mindegy hogy azt hajnali háromkor küldjük, vagy ha reggel nyolckor. Mi az előnye ennek? Leginkább, hogy hozzá tudjuk szoktatni a partnereket az üzleti időben történő levelezéshez, mellyel egy lépést tehetünk a munka-magánélet egyensúly kialakításához. Természetesen, ahol a munka nem egy időzónában valósul meg, ott nehezebb ezt betartani, de megfelelő szervezéssel jól kialakítható egy protokoll.
2. A 24 órás szabály. Szabály szerint ez azt jelenti, hogy a kapott e-mailre maximum 24 órán belül válaszolunk. Ez egyfajta illem. Természetesen az emberek ellenállása először az, hogy ez lehetetlen a rengeteg e-mail miatt, ami egy nap érkezik. Viszont a válasz nem azt jelenti, hogy mindent érdemben megválaszolunk. Csak annyit, hogy értesítjük a másik felet, hogy megkaptuk a levelet és amint tudjuk érdemben is megválaszoljuk azt. A legjobb, ha még azt is meg tudjuk mondani, mikorra várják az érdemi választ. Ez már elegánssá teszi.
3. Az utolsó percen küldött levél. Ezek, a „már tegnapra is késő lett volna” levelek, melyeket az utolsó pillanatban küldünk el, okozzák a legtöbb konfliktust. Kétféle formája van, Az egyik, amikor lehetett volna időben, mégis későn küldik ki, lehetetlen határidővel. Ilyenre jó példa a pénteken majdnem munkaidő végén elküldött feladat, melynek határideje hétfő reggel, vagy dél. (Biztos vagyok benne, hogy senki nem kapott még ilyet!) A másik forma, ami természetesen előfordulhat, hogy tényleg az utolsó percben derül ki egy feladat, vagy valakit utolsó percben kell felkérni. Ilyenkor fejezzük ki a levélben, hogy tudjuk, ez milyen terhet jelent, és köszönjük meg az elvégzett munkát utána.

Tudatos döntésem volt, -a munkám és életem szervezése miatt- hogy körülbelül egy évvel ezelőtt bevezettem, hogy minden reggel azzal kezdem a munkát, hogy az előző nap délután érkezett leveleket elolvasom, megválaszolom. Erre első körben 20 percetszánok. Ilyenkor megnézem a leveleket, melyiknek mi a határideje, rendszerezem, és amire azonnal tudok válaszolni, rögtön megteszem. Amire idő kell, azt megnézem, mi a feladat, mennyi idő kell rá körülbelül, majd beillesztem a napi, heti tervembe. A feladónak válaszolok, hogy megkaptam a levelét és mikorra tudom érdemben megválaszolni számára. Természetesen napközben is kapok levelet. Ezeket akkor nézem meg, mikor a napi teendők közé beilleszthető, illetve a munkaidő vége előtt még egyszer és a reggeli gyakorlatnak megfelelően rendszerezek, válaszolok.

A 24 órás szabály alól egyetlen kivétel van, és az a hétvége. A hétvégén nem levelezek, mivel az nem munkaidőben van. Ha el is olvasom (ami egyre ritkább), akkor sem válaszolok, mivel hétfőnél hamarabb úgysem olvassa a másik.

Magánemberként, beosztottként is, ha kialakítunk egy ilyen szabályrendszert, sikeresebbek lehetünk. Vezetőként pedig a szervezetünkben kialakított rendszer, levelezési protokoll minket és a cégünket is profibbá, megbízhatóbbá tesz.

Végső esetben, ha a 24 órás szabály nem is valósítható meg, illendő maximum néhány napon belül reagálni.

(Erdős Zsuzsanna: Az emailezés 3 alapszabálya 2014. https://piacesprofit.hu/kkv_cegblog/az-emailezes-3-alapszabalya/)

(kép forrás: pixabay.com)

Pierog Anita, tréner, szervezetfejlesztési tanácsadó, adjunktus, Zest for Style